Obsługa kadrowo-płacowa

Kompleksowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej i list płac - na bieżąco dostosowywane do zmieniających się przepisów prawa pracy.

Prawidłowe prowadzenie kadr i płac to dla firmy nie tylko obowiązek wobec pracowników, ale też jeden z obszarów najczęściej kontrolowanych przez ZUS i Państwową Inspekcję Pracy. Błędy w dokumentacji pracowniczej, naliczeniach wynagrodzeń czy zgłoszeniach do ZUS mogą skutkować realnymi konsekwencjami finansowymi. Biuro Finaks prowadzi obsługę kadrowo-płacową na systemie ENOVA365, łącząc automatyzację procesów z bieżącym nadzorem nad zmieniającymi się przepisami.

Co obejmuje nasza obsługa

• ✓Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe część A, B, C, D, E) w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• ✓Przygotowywanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło) oraz dokumentów związanych z ich zmianą i rozwiązaniem.
• ✓Naliczanie wynagrodzeń, premii, dodatków i innych składników płacowych, z uwzględnieniem aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej.
• ✓Zgłoszenia, wyrejestrowania i bieżące rozliczenia składek ZUS (społeczne, zdrowotne, FP, FS) oraz przygotowanie deklaracji rozliczeniowych.
• ✓Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) - zgłoszenia uczestników, naliczanie i przekazywanie wpłat podstawowych i dodatkowych, obsługa deklaracji o obniżeniu lub rezygnacji z wpłat.
• ✓Rozliczanie podatku dochodowego od wynagrodzeń (PIT-4R, PIT-11) oraz przygotowanie rocznych informacji podatkowych dla pracowników.
• ✓Ewidencja czasu pracy, urlopów, zwolnień lekarskich (e-ZLA) oraz innych nieobecności.
• ✓Przygotowanie świadectw pracy oraz dokumentacji związanej z zakończeniem zatrudnienia.
• ✓Wsparcie w bieżącym dostosowywaniu wewnętrznych dokumentów (regulaminów, wzorów umów) do zmian w przepisach prawa pracy.

Co się zmienia w kadrach i płacach w 2026 roku

Rok 2026 przynosi wyjątkowo dużo zmian wpływających na codzienną pracę działów kadr i płac. Najważniejsze z nich, które na bieżąco uwzględniamy w obsłudze naszych klientów:

• ✓Wyższe minimalne wynagrodzenie - od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceń - 31,40 zł brutto. Wzrost ten wpływa również na wysokość innych świadczeń powiązanych z płacą minimalną, w tym limitów w PPK i podstaw składek ZUS.
• ✓Jawność wynagrodzeń w rekrutacji - od grudnia 2025 r. ogłoszenia o pracę muszą zawierać informację o widełkach płacowych, a pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia przejrzystych zasad wynagradzania.
• ✓Nowe zasady liczenia stażu pracy - do stażu pracy mają być wliczane także okresy umów zlecenia, prowadzenia działalności gospodarczej (B2B) oraz pracy za granicą, jeśli spełnione są określone warunki - co oznacza konieczność przeliczenia uprawnień części pracowników.
• ✓Cyfryzacja dokumentacji kadrowej - rozszerzenie zakresu spraw, które można prowadzić w formie elektronicznej, bez konieczności zachowania formy pisemnej.
• ✓Integracja z KSeF - rozliczanie świadczeń pracowniczych (np. delegacji, badań, szkoleń) będzie wymagało ściślejszej współpracy działu kadr z księgowością w zakresie opisu faktur trafiających do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dlaczego warto powierzyć to nam

Przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zmieniają się w Polsce niemal co roku, a błędy w tym obszarze są jednymi z najczęściej wykrywanych podczas kontroli ZUS i PIP. Prowadząc kadry i płace na systemie ENOVA365, łączymy automatyzację bieżących rozliczeń z indywidualnym nadzorem nad dokumentacją każdego klienta - tak, aby zmiany w przepisach były wdrażane na czas, a nie wykrywane po fakcie podczas kontroli.