Jak przygotować firmę do pracy z KSeF?

Aktualizacja: wrzesień 2026

Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również cały obieg dokumentów w firmie. Przygotowanie powinno obejmować program księgowy, uprawnienia użytkowników oraz zasady współpracy z biurem rachunkowym.

Plan przygotowania firmy

1. Sprawdź, od kiedy obowiązek korzystania z KSeF obejmuje Twoją działalność.
2. Wybierz program finansowo-księgowy lub aplikację obsługującą KSeF.
3. Ustal, kto będzie wystawiał, odbierał i poprawiał faktury.
4. Nadaj pracownikom i współpracownikom odpowiednie uprawnienia.
5. Przetestuj wystawianie faktur, korekt oraz odbiór dokumentów.
6. Przygotuj procedurę postępowania w razie awarii.

Uprawnienia i bezpieczeństwo

Każda osoba powinna posiadać wyłącznie taki zakres dostępu, jaki jest potrzebny do wykonywania jej obowiązków. Należy regularnie kontrolować uprawnienia, zwłaszcza po zmianach kadrowych.

Współpraca z biurem rachunkowym

Warto ustalić, kto kontroluje status wysłanej faktury, jak przekazywane są dokumenty znajdujące się poza KSeF oraz kto reaguje na odrzucenie dokumentu lub błąd techniczny.

Należy też określić sposób opisywania wydatków i przypisywania ich do odpowiednich projektów, działów lub źródeł finansowania.

Materiał ma charakter informacyjny. Aktualny harmonogram należy sprawdzać w komunikatach Ministerstwa Finansów.